GİZLİLİK/KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

Kişisel verilerin korunması YENİ DÜNYA ORGANİZASYON GIDA A.Ş. (“AKANA LOFT”) için önemli bir konudur. AKANA LOFT, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVK Kanunu”) uyum sağlanması için KVK Kanunu’nun öngördüğü ilkeleri benimsemekte, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Bu kapsamda düzenlenen Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası gerçek kişilerin [“İlgili Kişi”] bilgisine sunulmakta olup, web sitemiz, şirket merkezimizle herhangi bir kişisel veri paylaşmaksızın da ziyaret edilebilir.

Ziyaretçilerin bilgisi dâhilinde toplanan kişisel veriler ise ilgili mevzuata uygun olarak bu politikada belirtilen koşullarda işlenebilir.

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, AKANA LOFT’un;

Kişisel verileri toplama yöntemlerini ve hukuki sebeplerini,

Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),

Bu kişi gruplarına ilişkin olarak hangi kategoride kişisel veri işlendiğini (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,

Bu kişisel verilerin hangi iş süreçlerinde ve hangi amaçlarla kullanıldığını,

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,

Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini,

Kişisel verileri saklama sürelerini,

İlgili Kişiler’in kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini,

İlgili Kişiler’in elektronik ticari ileti alma konusundaki olumlu veya olumsuz tercihlerini nasıl değiştirebileceklerini,

Resmi makamlarla kişisel veri paylaşımını açıklamaktadır.

a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

AKANA LOFT kişisel verileri matbu formlar, ilgili kişinin kendisi, Sözleşmeler, tedarikçiler, elektronik posta, Şirket ortak alanları, Şirket ilgili departmanları, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nunda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

b. Veri Konusu Kişi Grubu Kategorizasyonu

AKANA LOFT kişisel veri işleme süreçlerinde ve bu süreçlere bağlı faaliyetlerde kişisel verileri işlenen veri konusu kişi gruplarını aşağıdaki şekilde kategorize etmektedir. Bununla beraber KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda sair kişi gruplarının da (tedarikçi, bayi, danışman) kişisel verileri işlenebilmektedir.

Müşteri,

Dergi çalışmaları ve Ropörtaj

Tedarikçi veya Tedarikçi Çalışanı veya Yetkilisi

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

1.Müşteri

Kimlik Bilgisi: Ad, soyadı, doğum tarihi, cinsiyet, T.C. kimlik numarası

İletişim Bilgisi: cep telefonu, e-posta adresi, adres, posta kodu, sabit telefon

Finansal Bilgi: Vergi dairesi, fatura bilgileri

Müşteri/Üye Bilgisi: Üyelik bilgisi, üyelik ID numarası

Özlük Verisi: Ünvan bilgisi, meslek bilgisi, evlilik yıldönümü bilgisi

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Form üzerindeki imza, sağlık sorunları, uyruk

Görsel ve İşitsel Bilgi: Fotoğraf

Seyahat Bilgisi: Ulaşım bilgileri

2.Dergi çalışmaları, Ropörtaj

Kimlik Bilgisi: Ad, soyadı

İletişim Bilgisi: Cep telefonu, e-posta adresi, adres

Özlük : Öğrenim Durumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: İmza

3.Dergilerin gönderildiği kişiler; Dergi Çalışmaları; röportajlar

Kimlik Bilgileri: Adı ve Soyadı,

Konum Bilgisi: Derginin teslimat adresi

letişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi, posta adresi, posta kodu, sabit hat numarası

4.Tedarikçi veya Tedarikçi Çalışanı veya Yetkilisi

Kimlik Bilgisi: TC Kimlik No, Ad soyadı

İletişim Bilgisi: e-posta adresi, telefon, KEP adresi, adres, cep telefonu

Finansal Bilgi: Hesap No, Vergi dairesi, Vergi Kimlik Numarası, vergi levhası, IBAN

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: İmza sirküler, faaliyet belgesi,

Özel Nitelikli Kişisel Veri/Hukuki İşlem Bilgisi: İmza

Görsel Bilgi: Fotoğraf

d. Kişisel Verilerin Hangi İş Süreçlerinde ve Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel veriler, YENİ DÜNYA ORGANİZASYON GIDA A.Ş. tarafından işletilen otellerin (AKANA LOFT);

Ürün ve/veya Hizmet Sunumu

Güvenlik

İç İletişim

Ürün ve/veya Hizmet Alımı

Fiyat araştırılması yapılması sürecince tekliflerin toplanması, firmaya karar verilmesi, firma ile iletişime geçilmesi

Spa, restorant, konaklama müşterilerine ilişkin rezervasyonların alınması, ödemelerin yapılması, müşteri memnuniyetinin sorgulanması, emanete bırakılan eşyalara ilişkin güvenliğin sağlanması, polis raporunun oluşturulması, pazarlama ve tanıtım faaliyetinin yürütülmesi

Sözleşme imzalama süreçleri

Bilgi güvenliğinin sağlanması, mevzuata uyum,

Muhasebe ve ödeme süreçleri ve sayılı tüm bu süreçlere ilişkin faaliyetleri gerçekleştirmek amacıyla kullanılmaktadır.

e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

AKANA LOFT tarafından işlenen kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirler aşağıdadır:

Veri Güvenliğinin sağlanması için kişisel veri içeren sistemlerde yetki yönetimi yapılır. Bu sistemlere network üzerinden gerçekleşecek erişimler kontrol edilir.

Kişisel verilerin barındırıldığı tüm sistemlerin periyodik olarak güvenlik taramaları gerçekleştirilir.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde kurum dışına çıkmasını engellemek amacıyla gerekli süreç ve sistemler kurgulanır.

Kişisel verilere erişimi olan kişilere eğitim verilerek farkındalıkları arttırılır ve veri ihlal vakalarını önlemeye yönelik kurallar uygulanır.

Kişisel veriler veri merkezi ve bulut ortamlarında gerekli güvenlik tedbirleri alınarak saklanır.

Hizmet sunumu amacıyla kullanılan yazılım ve diğer ürünlerin bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunmasına uyumlu olması aranır.

Veri barındıran tüm sistemler olası bir sistem çökmesi ve siber saldırılara karşı korunmasını ve iş sürekliliğini sağlamak amacıyla yedeklenir.

Kişisel veri barındıran bilişim sistemlerinin yetkisiz erişimlere ve hukuka aykırı veri işlemelere karşı korunmasını sağlamak amacıyla hash, şifreleme, işlem kaydı, erişim yönetimi ve fiziksel güvenlik tedbirleri alınır.

Web sitesi ve kişisel veri barındıran tüm sistemlerin üzerinde bulunduğu network firewall ile korunur.

f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

AKANA LOFT kişisel verileri yalnızca Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır. Bu kapsamda işlenen Müşteri verileri ilgili departman ile paylaşılmaktadır.

Müşteri verileri ayrıca; müşterinin ticari elektronik ileti onayı doğrultusunda alışveriş tercih, beğeni ve alışkanlıkları doğrultusunda kendisine tanıtım, reklam yapılabilmesi, fayda ve fırsat sunulabilmesi amacıyla ticari elektronik ileti aracı hizmet sağlayıcısı ile paylaşılmaktadır.

Web sitesi kullanım tercihleri ve gezinti geçmişi çerez [cookie] hizmeti alınan üçüncü taraflarla paylaşılmaktadır.

Müşteri memnuniyetinin ve bağlılığının artırılması amacıyla, Müşteri’ye ait anonim veriler pazar araştırması yapacak şirketlerle paylaşılmaktadır.

Raporlama ve istatistiki çalışmalar kapsamında Müşteri’ye ait veriler AKANA LOFT’un işletmecisi YENİ DÜNYA ORGANİZASYON GIDA A.Ş., grup şirketleri ve tüm iştirakleri ile paylaşılmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanısıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen KVK Kanunu uyumlu hükümler sayesinde yasal olarak da korunmaktadır.

g. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

AKANA LOFT işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca KVK Kanunu ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamızda bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:

Müşteri’ye ilişkin bilgiler

Sözleşme süresi devam ettiği sürece ve Sözleşme sona erdikten sonra, ilgili sözleşme konusu itibarıyla, konunun yasa uyarınca tabi olduğu en uzun zamanaşımı süresi hangisi ise, o süre boyunca veri saklanır.

6098 Sayılı Kanun

Muhasebe ve finansal işlemlere ilişkin tüm kayıtlar

10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun

Çerezler

Çerez Politikasına bakınız

Ticari elektronik ileti onay kayıtları

Onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 yıl

6563 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat

İş başvurusu dolayısıyla alınan bilgiler ve/veya cv'ler

Aday çalışan verileri yılda 1 defa gözden geçirilerek, çalışan haline gelmemiş adayların verisi silinir.

Tedarikçilere ilişkin kişisel veriler

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun

Çerezler yoluyla elde ettiğimiz kişisel verilerin saklama süreleri konusunda Çerez (Cookie) Politikamızı inceleyebilirsiniz.

h. İlgili Kişiler’in Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

AKANA LOFT tarafından işlenen kişisel veriler üzerinde İlgili Kişi’nin KVK Kanunu madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda sıralanmaktadır:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; AKANA LOFT tarafından işletilen websitesinde yer alan KVK Kanunu madde 13 uyarınca düzenlenen “Başvuru Formu”’nda belirtilen yöntemlerle başvurunuzu yapabilir ve haklarınızı kullanabilirsiniz.

i. Resmi Makamlarla Kişisel Veri Paylaşımı

AKANA LOFT, AKANA LOFT tarafından işlenen kişisel verilerinizi; AKANA LOFT’un yasalar karşısındaki yükümlülüğünü ifa etmesi amacıyla (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere AKANA LOFT’un yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilecektir.

j. Çerez (Cookie) Kullanımı ve Yönetimi

AKANA LOFT tarafından kullanılan çerezler, çerez çeşitleri, amaçları, saklama süreleri ve çerez yönetimi ile ilgili detaylı bilgi için Çerez (Cookie) Politikamızı inceleyebilirsiniz.

2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları

AKANA LOFT, web sitesi aracılığıyla işlediği kişisel verileri, KVK Kanunu madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

AKANA LOFT tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. AKANA LOFT bunun için kullanıcı seviyesinde erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturur ve uygulamaya alır. Veri tabanında silme işleminin gerçekleştirilmesi için gerekli tedbirleri alır.

AKANA LOFT tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

AKANA LOFT, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

3. Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler

AKANA LOFT, önceden bilgi vermeksizin işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır.